maanantai 19. maaliskuuta 2012

Laatuaika yritykselle kannattaa ISO:sti

Siitä puhutaan, sitä haikaillaan. Sen käyttöönottoa vitkutellaan. Laatujärjestelmien rakentaminen on yhä useamman yrittäjän mielessä. Syykin on selvä: paineita tulee paitsi oman toiminnan kehittämisen, myös asiakkaiden – ja näiden asiakkaiden – suunnalta. Esimerkiksi metalliteollisuudessa on huomattu, että isojen päähankkijoiden laatua tavoitteleva koura ulottuu yritysten arvoketjussa yhä pidemmälle. Ei riitä, että alihankkijalta vaaditaan paljon; myös alihankkijan alihankkijan prosessien jouhevuudesta ollaan kiinnostuneita. Varsinkin kasvutaipaleen alkukiihdytyksen keskellä saattaa kiireisen koneistajan mieltä arveluttaa yhtälö: ISO 9001 = ISO työsarka. Eivätkä muut sertifikaatit taida sen helpommalla irrota.

Kuva: Hydroline-tuotteiden laatua.

Laatujärjestelmän käyttöönotosta on kuitenkin ilmiselviä hyötyjä, siksi se löytyy yhä useammasta yrityksestä. Esimerkiksi Hydroline Oy:llä on ollut sertifioitu laatujärjestelmä (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) käytössään jo pitkään. Parhaillaan on menossa laatujärjestelmän päivittäminen. Mikko Laakkonen, yrityksen business development manager, kertoo, että laatujärjestelmästä on tarkoitus tehdä yhä elimellisempi osa yrityksen ohjausta. Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen on välttämätöntä etsittäessä asiakkaalle yhä kustannustehokkaampia kokonaisratkaisuja.

Sama tavoite on Lapinlahden Koneistuksella. Yrityksen laatujärjestelmän sertifioimista ei vielä ole katsottu tarpeelliseksi, mutta toimintakäsikirja on laadittu soveltaen ISO 9001 -vaatimusten mukaiseksi, ja se toimii arjen päivittäisenä ohjenuorana. Mirja Litmanen, yrityksen hallintojohtaja sanoo, että laatujärjestelmä on yrityksessä strategian suora jatke. Siksi sen ylläpito ja päivittäminen, ihan kuten strategiaprosessissakin, on jatkuvaa työtä.

Molemmat yritykset kertovat laatutyön olevan vaivan väärti, mutta kokemuksesta tiedetään, että sen rakentaminen vaatii panostuksia ja totista aivotyötä. Tärkeintä on, ettei järjestelmää rakenneta minkään sertifikaatin vuoksi, vaan aidosti omaa työtä ohjaamaan. Nykyään puhutaankin usein laatujärjestelmän sijaan johtamisjärjestelmästä. Tai kuten kompakti laatuopas ISO 9001 pk-yritykselle – kuinka toimia, asian kiteyttää: laadunhallintajärjestelmä on organisaation tapa johtaa ja ohjata toimintoja, jotka liittyvät suoraan tai välillisesti asiakasvaatimusten täyttämiseen. 
Kuva: Laadukasta tekemistä Lapinlahden Koneistuksella
Mitä asioita tulisi laatujärjestelmätyötä aloitettaessa ottaa huomioon? Esimerkiksi mainitun ISO 9001:n mukaiseksi rakennettavan laatujärjestelmän ja siihen linkittyvän toimintakäsikirjan tekemiseen liittyy paljon kysymyksiä. Pitäisikö ympäristö-, ja työturvallisuusasiat ottaa mukaan, ikään kuin samalla vaivalla? Tehdäänkö käsikirjan rakenne oman toiminnan ehdoilla, vai mukaillaanko standardia? Kuvataanko oma toiminta ja prosessit juuri sellaisena kuin ne tänä päivänä ovat, vai pitäisikö jo ajatella ensimmäisen kehitysaskeleen jälkeistä tilannetta? Onko standardin seurailu ylipäätään järkevää, vai riittäisikö riisuttu malli?

Kysymyksiä saa ja pitääkin nousta. Keskeistä on kuitenkin oivaltaa, että laatujärjestelmä ei saa olla irrallaan muusta toiminnasta oleva, pimeimmässä kaapissa pölyttymään tuomittu mappi, jonka kytkentä arkitoimintaan on jo katkennut – jos sitä alun perin olikaan. Laatutyön on oltava jatkuva prosessi, joka positiivisella tavalla pakottaa yrityksen toiminnan jatkuvaan ja kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Laatuajatteluun täytyy sitoutua koko organisaation, lattiatasolta ylimpään johtoon. Näin se palkitsee työhön ryhtyjän. Ja sertifikaatti, se on vasta kirsikka kakun päällä. Voittaja on hän, jota varten yritysten toimia loppuviimein aina viilataan: asiakas.

Laatuterveisin,

Antti

keskiviikko 14. maaliskuuta 2012

Mejor -grande finale


Talouden rooli päätöksenteossa on ylikorostunut, lataa Jari A. Väänänen mejor-koulutuksen viimeisessä osiossa, jossa käsiteltiin johtoryhmän roolia talouden johtamisessa. Ja nyt ei esitetä poliittisia mielipiteitä, vaan arvioidaan johtoryhmätyöskentelyä ja päätöksentekoprosessia kylmän viileästi esimerkkien, pitkän kokemuksen ja asiantuntemuksen tuomalla varmuudella. Budjetointilähtöinen taloudenpito ei välttämättä ole tehokkainta, vaan muutokset tapahtuvat päätöksiä seuraavien toimenpiteiden ansiosta. Siksi toimenpidesuunnitelman kirjaaminen on ensiarvoisen tärkeää; se pitäisi tehdä aina ensin ja kirjata numeeriseen muotoon vasta jälkeenpäin.

Johtoryhmän harteilla lepää budjetoinnin laatiminen. Johtoryhmän jäsenen on hyvä ymmärtää yrityksen talouden tunnusluvuista sen verran, että kykenee hahmottamaan sekä kokonaisuutta että oman osastonsa toimintaa myös numeerisesti; luvut kun ovat ainakin helppoja toteuman mittareita. Ymmärrystä vaatii myös syvä tietoisuus siitä, ovatko toteumat hyviä vai huonoja. Tavoitteita on hyvä olla, mutta realistisen budjetin laatiminen voi joskus olla paikallaan, sillä sen toteutuminen ja onnistuminen luo uskoa ja hyvää fiilistä.

Liiketoiminnan ei tule olla vain laadukasta, vaan ensisijaisesti myös kannattavaa.

Mitä sitten on riittävä kannattavuus? Tavoitteet määrittävät yrityksen kannattavuuden tason, tai ainakin niiden tulisi määrittää! Toisaalta huomioon on otettava myös se, että elämä itsessään on riskibisnestä. Useinhan sanotaan, että ”mitä suurempi riski, sitä suurempi tuottomahdollisuus”. Voisi olla kuitenkin syytä pitää mielessään, että ”mitä suurempi riski, sitä suurempi todennäköisyys, että häviät rahas”, muistuttaa Väänänen kuulijakuntaa.

Väänänen käyttää koulutuksessaan runsaasti esimerkkejä ja kokemuksia uransa varrelta saaden talousasiat kuulostamaan mielenkiintoisilta ja käsitettäviltä. Koulutus todella tuntui osuvan ja uppoavan, kun huomasin miettiväni mielessäni ”kerro lisää, mitä sitten tapahtui?” ja ymmärtäväni koko asian limittymisen yritystoimintaan, johtoryhmätoimintaan ja vieläpä pätevän suurelta osin ihan yksityisenkin elämän puolella.

Koko Mejor-koulutuksen ytimen voisi tiivistää muutamaan napakkaan lauseeseen: Tärkeintä johtamisessa ja johtoryhmätyöskentelyssä on henkilökohtainen Asenne-Halu-Kyky. Pitää olla motivaatiota ja tehdä sydämellä sen, minkä tekee. Johtamisen avulla pyritään siihen, että joukko ihmisiä toimii yhdessä paremmin ja tehokkaammin, kuin ilman johtamista.

Muistutettakoon vielä loppuun, että Mejor 2-pakettiahan on saatavilla myös ennen seuraavaa koulutusrupeamaa, joka pyörähtää käyntiin syksyllä. Kyseessähän on yrityskohtainen johtoryhmäkoulutus. Kesällähän on hyvää aikaa pistää johtoryhmä uuteen ruotuun!


Blogiterveisin,


Suvi

keskiviikko 7. maaliskuuta 2012

Testissä vuorovaikutustaidot

Kuva lainattu täältä.

Mejor-johtoryhmäkoulutuksen osallistujat pääsivät treenaamaan vuorovaikutustaitojaan käytännössä 22.2. järjestetyssä ryhmätyössä. Ryhmätyön tavoitteena oli antaa eväitä ja parantaa johtoryhmän keskinäistä vuorovaikutusta. Vuorovaikutuskouluttaja Ilkka Vanhapelto johdatteli osallistujat hyvän vuorovaikutuksen saloihin.

Ryhmätyössä kullekin osallistujalle oli annettu johtoryhmän jäsenen rooli (esim. talouspäällikkö tai henkilöstöpäällikkö), jonka näkökulmasta hän osallistui kuvitteellisen johtoryhmän kokoukseen. Ensimmäisen keskustelujakson jälkeen rooleja vaihdettiin yllättäen. 

Vuorovaikutusjaksolla nähtiin suurta innostusta ja monenlaista tunteen kirjoa. Tärkein sanoma lienee ollut se, että johtoryhmän jäsenten olisi hyvä välillä astua toisen saappaisiin ja tarkastella asioita toisesta näkökulmasta.

Huipputiimien dialogille ominaista on se, että oman mielipiteen ajamisen sijaan etsitään muiden ajatuksia ja kysytään muiden mielipiteitä. Monissa johtoryhmissä jäsenten puhe suuntautuu omaan toimintaan (sisäisiin asioihin), sen sijaan että mietittäisiin ja keskusteltaisiin yrityksen toimintaympäristöstä. Yhteisen toiminnan tutkimisen kautta tiimi voi muuttaa suhteita, uudistaa ajatteluaan tehokkaaksi ja tulokselliseksi, uudistavaksi. Johtoryhmän vuorovaikutuksessa tulisi myös päästä eroon ongelmakeskeisestä ajattelusta ja siirtyä ratkaisukeskeiseen ajatteluun.

Johtoryhmän puheenjohtajalla eli toimitusjohtajalla on keskeinen rooli siinä, jäädäänkö ongelmia vatvomaan vai päästäänkö asioissa eteenpäin ja saadaan ratkaisuja aikaiseksi. Lopputulemana pitäisi olla koko yrityksen yhteinen etu, ei yksittäisen esimerkiksi jonkin osaston etu.

Tarkkailijana ja dokumentaristina toimi,

Christina Holmström