perjantai 27. tammikuuta 2012

Blogivieras Teemu Arina: hyvä kokous, parempi tuottavuus

Taannoinen Teemu Arinasta kertova juttu Suomen Kuvalehdessä oli mainio, ja sen sanomaan oli helppo yhtyä: tietoyhteiskunnan rakenne muuttaa kovaa vauhtia käsitystämme tiedosta ja sen hallinnasta. Ennen tavattiin sanoa, että tieto on valtaa. Nyt tiedon jakamisesta on tullut se juttu – ja tiedon panttaaminen, jota edelleen organisaatioissa esiintyy, näyttäytyy lähinnä lyhytnäköisenä umpimielisyytenä. 

Mutta mikä on herra Arinan tarina? Muun muassa sosiaalisen median ilosanoman sanansaattajana monissa yhteyksissä esiin noussut nimi on tehnyt yritystoimintaa 16-vuotiaasta saakka, ja kiertää tällä hetkellä puhumassa ympäri Suomea tietoyhteiskunnan murroksesta ja sen vaikutuksista. Vuoden 2011 aikana esiintymisiä kertyi reippaat 100, ja konsultaatiokeikkojakin melkoinen liuta. Blogiarkistokin on vaikuttava, vaikka kirjoitusfrekvenssi on ymmärrettävistä syistä hieman rauhoittunutkin. Vaikuttaa siis siltä, että mies elää kuten opettaa: tiedon jakaminen on päivätyö, harrastus ja elämäntapa. Kuten hän mainitussa SK:n artikkelissa retorisesti kyselee:

”Mut mitä, jos mä suhtaudun informaatioon niin, että se on virtaus? 
Vesi, missä mä uin? 
Hana, jonka mä avaan?” 

Kuva: Teemu Arina.
Tietoon ja sen jakamiseen keskittyy myös keskustelumme Teemun kanssa, kun hän blogivieraaksi haastettuna vastailee monisanaisesti kysymyksiini. Vaikka keskustelu lähtee liikkeelle bloggaamisesta ja esimerkiksi Facebookin aiheuttamasta ”conversation loopin rikkoutumisesta” (=henkilö jakaa linkin blogikirjoitukseensa FB:ssä, jonka seurauksena keskustelu pirstaloituu sekä naamakirjaan että blogin kommenttikenttään), erityisteemaksi nousee nopeasti kokoustaminen ja sen ongelmatiikka. Tämän ympärille Arina on kunnon sarjayrittäjän tapaan perustanut uuden innovatiivisen yrityksenkin, Meetin.gs:in.

Mutta mikä siinä kokoustamisessa on niin vaikeaa? Sen kun etsii yhteisen ajan ja istuu alas. Johtoryhmän laatuaikaa parhaimmillaan? Teemu tarttuu täkyyn ja vastaa. Ensinnäkin, jo pelkkä yhteisen ajan löytäminen on näinä yhä hektisemmiksi käyvinä aikoina melkoinen vitsaus. Jokainen varmasti tietää sen turhauttavan tunteen, kun isolla meiliringillä etsitään yhteistä kokouspäivää. Yksi ehdottaa ensi keskiviikkoa, toinen torstaita. Ja niin edelleen. Ja kun päivä on lopulta päätetty inboxin kapasiteettia uhmaavan meilimyllyn päätteeksi, ehdottaa ensimmäinen jo ajankohdan siirtämistä. Mylly alkaa murista uudelleen. 

Onneksi on ratkaisujakin, kuten mainio Doodle. Ja toki sofistikoituneet kalenteriohjelmatkin osaavat asiassa ohjata. Meetin.gs pyrkii viemään ajattelun astetta pidemmälle. Sen kautta paitsi sovitaan aika, myös jaetaan kokoukseen liittyvä materiaali. Hallitaan siis kokoustamisen koko elinkaarta.

Entä itse kokoustaminen? Kai nyt yhteen kerääntyneet huippuosaajat osaavat myös kompuroimattoman kokoustekniikan? Teemu hakee nopeasti vasta-argumentin tähänkin. Liian usein kokousten tarkoitus on hämärän peitossa, niihin osallistuvat väärät ihmiset, ja niiden päätarkoituksena on lähinnä tiedottaminen – mitä siis nykytekniikan valossa voi pitää varsin tehottomana. Suurimman osan tiedosta voisi jakaa muutenkin kuin samassa fyysisessä tilassa istuen. 

Kuva: Erään kokouksen anti.
Millainen on sitten hyvä kokous? Tai tarvitaanko niitä ylipäätään? Teemu kääntää kysymyksen hyvästä kokouksesta hyvään johtajaan. Tämähän on paitsi muutenkin mainio ilmestys, myös tehokas ajankäyttäjä. Toisin sanoen, hyvällä johtajalla on hyviä tapaamisia. Kokousten paradoksi johtajan kannalta on, että tehokkuuden nimissä pitäisi puhua ja kuunnella samaan aikaan. Niinpä kokoustajana taitava johtaja keskittyy esittämään hyviä kysymyksiä, kaivamaan esiin sitä mitä ei vielä ole sanottu.

Sillä jos etukäteen on tiedossa kokouksen sisältö - esimerkiksi silloin, kun kuunnellaan jonkun suullista raporttia kirjallisessa muodossa olevasta aineistosta – niin mihin kokousta ylipäätään tarvitaan? Niinpä. 

Maailma on muuttunut niistä ajoista, kun savumerkein pyrittiin määrittämään kommunikointi- ja raportointisuhteita. Tänä päivänä tärkeämpää on luoda konteksti, johon kuka tahansa voi tuoda panoksensa. Ja vieläpä niin, että itse kunkin hengentuotokset ovat mieluiten suoraan digitaalisessa muodossa, jaettavissa. Tätä kautta kehityksen (=tiedon jakamisen) vauhti kasvaa niin, että kohta itse kunkin tukka lepattaa pelkästä nettikaistan avaamisesta. Huh.

Teemun ajatuksiin maailman nopeasta muuttumisesta on helppo yhtyä.

Antti

1 kommentti:

  1. Pätee myös koulutustilaisuuksiin, ja mihin vain kokoontumiseen, johon ryhdytään kalentereja uhmaten tiedon siirtymistä varten!

    VastaaPoista